Marketplus.co.id – Masa transisi new normal ini menjadi tantangan baru yang dihadapi pemerintah, pelaku usaha, hingga masyarakat. Menjalani anjuran kerja dari rumah sejak Maret lalu, pelaku usaha dan HR ditantang untuk membangun sistem kerja secara ideal yang tetap mengedepankan keamanan karyawan. Melakukan penerapan shift kerja merupakan pilihan mayoritas perusahaan agar bisnis bisa mulai kembali beroperasional dari kantor ataupun rumah, namun tetap memastikan pemberlakuan physical distancing.
Dengan ketidakpastian kondisi pandemi saat ini, masa new normal akan terus dijalani hingga waktu yang belum ditentukan. Dampaknya, perusahaan harus beradaptasi dan berubah, dimana adopsi teknologi dalam keseluruhan proses menjadi penopang bisnis agar tetap berjalan. Eka Junis, Chairman of Inclusive HR Indonesia (IHRI) menjelaskan bahwa “New Normal yang kita hadapi saat ini merupakan masa transisi menuju “Next Normal”. Kemungkinan besar masih akan banyak perubahan terjadi, baik dari sisi business landscape maupun employee behaviour. Oleh karena itu, HR harus adaptif & resilience, cermat melihat perubahan yang terjadi, yang akan terjadi serta mengidentifikasi dampak dan meminimalisir risikonya. HR jangan lagi hanya bicara soal prosedur, dokumen, ataupun formulir.”
HR di masa ini diposisikan sebagai strategic partner bagi perusahaan untuk mengidentifikasi prioritas utama perusahaan dan melakukan perubahan-perubahan dengan cepat dan akurat agar proses bisnis bisa berjalan lebih efisien. Salah satunya yang relevan dengan kondisi ini adalah melakukan transformasi digital dalam keseluruhan proses bisnis. Dalam event Insight Talenta minggu lalu, Aviandri Hidayat, VP Product Mekari menyampaikan, “COVID-19 membawa kita pada transformasi digital. Saat ini terbukti, perusahaan yang belum menerapkan teknologi dalam proses bisnisnya membutuhkan waktu lebih lama beradaptasi dengan kondisi. Ini adalah waktu yang tepat untuk berubah agar bisnis lebih siap dengan kondisi kedepannya.”
Transformasi digital ini bisa dimulai dengan menerapkan teknologi dalam proses kerja HR agar tidak terpaku pada pekerjaan administratif yang memakan waktu karena dilakukan secara manual. “Teknologi HRIS akan membantu HR fokus menjalankan fungsi strategis dengan memegang peranan penting mulai dari employee self services, pencatatan kondisi kesehatan karyawan, hingga tracking progress dan performance dashboard,” tambah Eka.
Lalu, proses apa saja di HR yang dapat berubah dan memanfaatkan teknologi secara menyeluruh? Mekari sebagai perusahaan software as a service untuk bisnis UKM dan mid-enterprise, melalui produknya Talenta, software HRIS & Payroll berbasis cloud, merangkum beberapa proses HR yang tetap dapat dijalankan secara efektif melalui penggunaan teknologi memasuki new normal ini.
Pertama, proses rekrutmen karyawan menggunakan sistem online. Di masa new normal ini, tentunya masih ada kebutuhan perusahaan untuk melakukan rekrutmen karyawan baru guna mengisi pos – pos pekerjaan yang dibutuhkan. Jika sebelumnya mayoritas HR memanfaatkan teknologi sebatas proses screening kandidat saja, di masa ini proses seleksi, interview, offering hingga onboarding karyawan dilakukan full secara online. Mia Agustina, Head of HRGA Youvit pada Insight Talenta lalu menceritakan, “Saat ini memang kita bergantung penuh pada teknologi dalam melakukan rekrutmen dan onboarding. Interview dilakukan secara virtual dan biasanya kita kasih case study sebagai dasar penilaian tambahan untuk posisi tertentu. Saat onboarding kami berikan pelayanan ekstra dengan mengantarkan laptop ke rumah dan adakan welcoming virtual lunch agar bisa catch up dengan tim meski WFH.”
Tidak hanya rekrutmen, pemberlakuan absensi secara online juga memudahkan karyawan dan HR. Dengan sistem remote working dimana karyawan bisa bekerja dari rumah atau kantor, HR perlu memastikan kehadiran dan komitmen karyawan dalam bekerja. Salah satu caranya dengan melakukan absensi. Pilihan absensi online langsung di smartphone bisa menjadi solusi cerdas yang mempermudah karyawan melakukan absensi dan HR melakukan pendataan karyawan secara otomatis. Fitur Live Attendance di Talenta misalnya bisa membantu HR mengecek absensi sekaligus lokasi dimana karyawan tersebut bekerja secara realtime.
Sistem absensi online yang terdata otomatis ini membantu HR dalam meminimalisir human error dalam pendataan yang berpengaruh pada pembayaran gaji karyawan. HR juga bisa memanfaatkan sistem automasi payroll Talenta yang terintegrasi dengan pengaturan shift kerja dan absensi, HR akan terbantu dalam pendistribusian gaji yang akurat sesuai dengan data kehadiran karyawan.
Pengukuran produktivitas karyawan dengan sistem remote working juga menjadi tantangan yang perlu diperhatikan oleh HR. Bagaimana memastikan seluruh karyawan terinformasikan dengan baik atas target perusahaan dan melakukan pengukuran yang tepat atas target dari setiap divisi maupun karyawan demi mencapai tujuan bisnis. Penggunaan fitur Time Tracker di aplikasi Talenta bisa memudahkan HR dan leader dalam mendistribusikan tugas kepada karyawan serta melakukan monitor sehingga tugas tersebut bisa diselesaikan secara tepat waktu.
Melalui serangkaian fitur yang mengedepankan automasi, Mekari melalui produknya Talenta senantiasa akan mempermudah HR dalam mengurus kegiatan administratif yang memakan waktu serta proses yang lama menjadi lebih cepat dan akurat dengan menghadirkan program Money Back Guarantee. “Melalui program ini, kami memberikan kesempatan bagi teman – teman HR yang selama ini masih ragu untuk melakukan transisi prosesnya dari manual ke automasi untuk berlangganan dan mencoba langsung fitur – fitur yang ditawarkan oleh Talenta. Harapannya, kemudahan yang ditawarkan Talenta bisa meyakinkan user untuk mendigitalisasi proses HR secara menyeluruh.” ujar VP Marketing Mekari, Standie Nagadi.
